Meer grip op complex programma
Deze overheidsorganisatie is 2 jaar geleden een programma gestart om gecontroleerd de huidige informatiesystemen die veel persoonsgegevens bevatten te vervangen en te vernieuwen. Het betreft een erg groot programma met een navenant groot programmabudget, veel organisatie impact en veel bestuurlijke drukte. Vijf deelprojecten maakten onderdeel uit van dit programma. Op aangeven van het hoogste bestuursorgaan binnen dit ministerie is de opdracht geformuleerd om een derde onafhankelijke partij te laten plaatsnemen in de stuurgroep van dit programma.
Het was de taak om de opdrachtgever en stuurgroep van het programma te adviseren over de verbeteringen van de besturing en zo meer grip te krijgen op het programma. Daarnaast de opdrachtgever van het programma uitgebreid te adviseren bij de complexe besluitvorming.
Er zijn diverse stakeholders gesproken en er is een verbeterplan opgesteld om de governance te verbeteren en het programma beter beheersbaar te maken. Dit verbeterplan is met diverse mensen van diverse afdelingen in team verband doorgevoerd:
- Oprichten van een aparte projectborging en wijzigingsautoriteit
- Het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden van de stuurgroep
- Aanscherping van de rapportages
- Aanscherping van het testmanagement en risicomanagement
- Diverse adviesnota’s en oplegnota’s zijn geschreven
- Ter voorbereiding van de besluitvorming zijn diverse documenten en plannen gereviewd en verbeterd
Er is hierdoor meer grip op het programma gekomen. Momenteel worden de overblijvende, reguliere, taken overgedragen aan de nieuwe programmadirecteur.
