Meer grip op complex programma

Deze overheidsorganisatie is 2 jaar geleden een programma gestart om gecontroleerd de huidige informatiesystemen die veel persoonsgegevens bevatten te vervangen en te vernieuwen. Het betreft een erg groot programma met een navenant groot programmabudget, veel organisatie impact en veel bestuurlijke drukte.  Vijf deelprojecten maakten onderdeel uit van dit programma. Op aangeven van het hoogste bestuursorgaan binnen dit ministerie is de opdracht geformuleerd om een derde onafhankelijke partij te laten plaatsnemen in de stuurgroep van dit programma.

Het was de taak om de opdrachtgever en stuurgroep van het programma te adviseren over de verbeteringen van de besturing en zo meer grip te krijgen op het programma. Daarnaast de opdrachtgever van het programma uitgebreid te adviseren bij de complexe besluitvorming.

Er zijn diverse stakeholders gesproken en er is een verbeterplan opgesteld om de governance te verbeteren en het programma beter beheersbaar te maken. Dit verbeterplan is met diverse mensen van diverse afdelingen in team verband doorgevoerd:

  • Oprichten van een aparte projectborging en wijzigingsautoriteit
  • Het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden van de stuurgroep
  • Aanscherping van de rapportages
  • Aanscherping van het testmanagement en risicomanagement
  • Diverse adviesnota’s en oplegnota’s zijn geschreven
  • Ter voorbereiding van de besluitvorming zijn diverse documenten en plannen gereviewd en verbeterd

Er is hierdoor meer grip op het programma gekomen. Momenteel worden de overblijvende, reguliere, taken overgedragen aan de nieuwe programmadirecteur.

Kennisinstelling krijgt vat op AI

Deze publieke partij voorziet het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en middelbaar beroepsonderwijs van onafhankelijk advies over de inzet en implementatie van ICT en digitalisering van het onderwijs. Sinds in 2022 AI in een stroomversnelling is geraakt door de introductie van ChatGPT wordt de organisatie overstelpt met vragen over AI. Na een aantal interne pogingen is het de organisatie niet gelukt te komen tot een hernieuwende positionering en concrete acties rond AI.

Het was de opdracht om te komen tot een helder beeld met duidelijke uitgangspunten over de nieuwe positionering en wat het kennisinstituut wil bijdragen aan advies op het gebied van de AI aan haar doelgroep. Hierbij het management team te adviseren, en alle afdelingsmanagers te betrekken en het hierbij aanjagen van de hele organisatie.

Er is onderzoek gedaan door interviews van de betrokken managers en beleidsadviseurs. Ook zijn diverse publicaties bestudeerd. Vervolgens is een klein rapport met aanbevelingen geschreven inclusief een kort positionering statement. De vervolgopdracht was om dit rapport uit te werken in een visie, missie document met de uitwerking in een organisatie voorstel.

Parallel hieraan zijn een aantal praktische zaken ingericht.  Er is een wekelijkse AI stand up georganiseerd met alle betrokken managers en specialisten, er is een zg. Share in richt met alle belangrijke documenten en publicaties over AI, knelpunten zijn via sessies en overleggen uitgewerkt en middels 1 op 1 gesprekken is advies gegeven hoe met AI en gerelateerde aspecten als ethiek en security om te gaan. Het kennisinstituut wil AI op een verantwoorde, ethische en betrouwbare manier inzetten.

Ter afronding is voor het management team een AI Focusplan voor 2024-2025 opgesteld.  Dit plan is vanaf mei 2024 door het directieteam ten uitvoer gebracht.

Toezichthouder moderniseert en digitaliseert

De informatievoorziening afdeling van deze toezichthouder is bezig verder te digitaliseren en een aantal belangrijke systemen te moderniseren. Het was de opdracht om twee langlopende projecten in beter vaarwater te brengen en te versnellen. Het betrof een aantal grotere systemen met landelijke bekendheid, veel Nederlanders krijgen er in de dagelijkse praktijk wel eens mee te maken. Extra belangrijk dus dat deze systemen gebruiksvriendelijk, modern en robuust zijn.

big data

Er zijn twee projectleiders van verschillende leveranciers met elk een eigen ontwikkelteam aangestuurd. Daarnaast was er de interne afstemming met de stuurgroepen en beheerafdeling. Problemen zijn opgelost en zaken geëscaleerd waar nodig. PID’s en planningen zijn bijgewerkt. Tevens is er een uitgebreide evaluatie sessie geweest waarvan concrete verbeterpunten zijn doorgevoerd.

Voor eindgebruikers en stakeholders zijn diverse informatie sessies en inspraakrondes georganiseerd. Er is middels een communicatieplan gewerkt aan draagvlak en er is interactiviteit gecreëerd via de website, sessies, mail en nieuwsbrief.

Beide projecten lopen momenteel goed en zijn begin 2024 door een interne projectmanager overgenomen.

Universiteit departement geholpen met planning en organisatie

Het departement bevindt zich in een dynamische periode als het gaat om onderwijs. De herziening van zowel de bachelor als de research master, fluctuerende studentenaantallen en de instroom van veel nieuwe collega’s doen een stevig beroep op de coördinatie en het management van het onderwijs, en de borging van de kwaliteit van het onderwijs.

Fotobron: Antoine, CC0, via Wikimedia Commons

Er was behoefte naar een verbetering van de onderwijstaak planning en de interne organisatie.  Er is een Projectplan geschreven met daarin het plan van aanpak en de gewenste resultaten.

Na het doen van onderzoek, het schrijven van beleidsnotities, gesprekken met interne stakeholders en externe leveranciers en een aantal sessies, is er een geaccordeerd programma van eisen voor de onderwijsplanningstool opgeleverd met draagvlak binnen de afdeling. Ook is een procesbeschrijving opgeleverd om de onderwijstaak planning helder te structureren.

Daarnaast is er samen met de directeur van het departement een organisatie handboek opgeleverd waarin de belangrijkste taken, functies en procedures van de organisatie zijn vastgelegd. Daarnaast zijn ook de belangrijkste beleids- en huisregels in diverse documenten vastgelegd.

Digitalisering rechtspraak in beweging

Deze overheidsorganisatie is al een aantal jaren bezig met een digitaliseringstraject. Rechtszaken worden hierbij niet meer op papier afgehandeld maar digitaal. Dit traject is complex en betreft de hele keten van de rechtspraak in Nederland. Er was vraag naar een verdieping en versnelling van de gegevens overdracht tussen de diverse partners, leveranciers en ketenpartners. Dit is gerealiseerd door diverse gesprekken, sessies en analyses. Het traject is afgerond en overgedragen aan de interne organisatie. In de komende jaren zal de digitalisering van de rechtspraak steeds verder in gang worden gezet.

Nieuw Nationaal Wiskunde plan

Novi Vendi is gevraagd om mee te helpen met het schrijven van een nieuw en ambitieus plan voor de hele wiskunde sector in Nederland.  Ik zal optreden als strategisch adviseur in een team van vertegenwoordigers vanuit de wiskunde. Dit betreffen personen uit zowel de onderwijswereld, het bedrijfsleven, de overheid en non-profit. Mijn rol is om concepten te reviewen, advies te geven over de onderzoeksactiviteiten en te zorgen dat er brede maatschappelijke betrokkenheid is bij het samenstellen van dit plan. Het maatschappelijk belang en het wetenschappelijk belang zijn beide erg belangrijk.Het doel is om het nieuwe plan eind 2022 af te hebben en te laten goed keuren zodat het begin 2023 in werking gezet kan worden.

Mijlpaal voor onderzoeksartikel!

Het artikel dat ik in 2012 samen met Frank De Langen van de Open Universiteit heb geschreven over succesfactoren van innovatieve startups, is sinds december 2021 meer dan 100 keer geciteerd. Het betrof een artikel dat ik heb geschreven n.a.v. het uitgebreide onderzoek dat ik had gedaan over succesfactoren van innovatieve startups. Dit i.h.k.v. mijn afstuderen voor mijn Msc Management Wetenschappen. Leuk dat andere auteurs dit artikel nog steeds gebruiken en zeker leuk dat het artikel na 10 jaar nog steeds zo veel gelezen en gedeeld wordt.

Hier is de link naar het artikel op Google Scholar en hier op ResearchGate.

Hackaton for Good 4 gewonnen door New Designers

Afgelopen weekend ben ik jury lid geweest bij de Hackington For Good. De voorafgaande maanden heb ik deelgenomen aan voorbereidende sessies. Er werd uitgelegd wat het doel van de ‘Combating horizontal fraud challenge’ was. Voor deze ‘challenge’ zou ik gaan jureren en de ‘challenge’ was uitgeschreven door het Ministerie van Justitie en Veiligheid & OM. Tevens werd er uitgelegd met welke criteria de jurering zou plaatsvinden.De eerste schifting vond plaats in presentaties van 4 groepen per ‘challenge’.  Het team dat onze beoordelingsgroep won, New designers, heeft uiteindelijk ook de Hackonton gewonnen. Het was erg leuk en leerzaam om te doen en als het lukt wil ik volgend jaar weer jureren.

Rotating Converting Machinebouwer wordt innovatiever

Dit bedrijf levert oplossingen voor de internationale verpakkingsindustrie. De concurrentie in de markt is sinds een aantal jaren aan het toenemen. Er was behoefte aan aanscherping van de strategie en de innovatie.Eerst zijn een aantal teams opgezet om de diverse marktanalyses en trendanalyses uit te voeren. Zowel technologisch als marktgericht. Met het R&D team, manufacturing afdeling en afvaardiging van de service en sales afdeling zijn diverse sessies georganiseerd om te komen tot nieuwe ideeën. Er zijn diverse product ideeën gegenereerd die zijn uitgewerkt in Proof-of Concepts die momenteel in ontwikkeling zijn. Tevens is er een nieuw jaarplan opgezet met een aangescherpte marktstrategie.

Startup werkt aan Waterstof fuelcell

Novi Vendi heeft de afgelopen periode als management consultant meegeholpen een startup in de energie transitie zichzelf verder te laten ontwikkelen.
Deze start-up heeft als doel om een algemeen inzetbare waterstof fuelcell te ontwikkelen, zodat deze gebruikt kan worden in situaties waar een elektromotor aangedreven kan worden.  Zie bijgaand schematische overzicht. De eerste toepassingen liggen met name in zgn. ‘heavy duty’ toepassingen zoals bij vrachtwagens en schepen waar waterstof een erg geschikte energiedrager is.

De werkzaamheden lagen met name op organisatie ontwikkelingsvlak. Het inrichten van een goed management overleg, het adviseren over het strategisch plan en het adviseren over het uitbreiden van het netwerk en het omgaan met ontwikkelingspartners.